Research on Information Science and Public Libraries

Barriers to Documenting Experiences in the Public Libraries of Qom Province

Document Type : Original Article

Authors

Nazila Mehrabi 1
Atefeh Sharif 2

1 Master’s degree of KIS, Tarbiat Modares University, Tehran, Iran

2 Assistant Prof. of KIS, Management & Economics, Tarbiat Modares University, Tehran, Iran

10.61186/publij.30.2.158
Abstract
Purpose: Documentation is an attempt to converting tacit knowledge to explicit one. This study was conducted
with the aim of identifying and ranking the barriers to documenting experiences in the public libraries of Qom
province.
Methods: In terms of research type, this is an applied study conducted using an exploratory mixed-method
approach. Methodologically, it is descriptive-analytical, and the Delphi survey and a general survey approach were
used simultaneously. In the Delphi stage, the barriers to documentation were identified, and the ranking of barriers
was identified during the survey phase. The research includes two statistical populations: subject matter experts,
and managers and staff of public libraries in Qom province. A purposive sample was selected from the first group
and 66 individuals were randomly chosen from the second group. After reviewing the literature, the initial checklist
of identified barriers to documentation was provided to the panel members and the output from the Delphi panel
stage was used to create the questionnaire. The accuracy and reliability of qualitative data were assessed based on
the criteria of validity, reliability, confirmability, and transferability, while the validity of the questionnaire was
assessed through content validity. For this purpose, the questionnaire was approved by three faculty members specializing in information science and knowledge studies. Cronbach’s alpha was also used to confirm the reliability
of the questionnaire, with a reported value of .949.
Findings: The findings of the present study showed that the barriers can be categorized into seven groups: individual barriers, educational barriers, organizational culture barriers, organizational structure barriers, technological
barriers, economic barriers, and social barriers. Among the indicators of individual barriers, the lack of a sense of
responsibility for documentation among staff and managers, as well as the lack of sufficient motivation, reliance
on one’s own memory, and the perception that the organization does not need these experiences were highlighted.
Among the indicators of educational barriers, the lack of attention to the benefits and advantages of documentation
by educational managers, as well as the absence of conferences and meetings related to documentation were highlighted. Among the indicators of organizational culture barriers, the lack of necessary support from managers was
noted. Among the indicators of organizational structure barriers, the insufficient support from senior managers for
documentation programs, the existence of extensive administrative bureaucracy and the lack of a dedicated unit or
structure for recording and preserving experiences were significant. Among the technological barriers, the absence
of a knowledge management system for recording and managing experiences and the lack / inadequacy of technical
support were identified. Among the economic barriers, the lack of appropriate budget allocation for documentation,
livelihood concerns and the lack of motivation for documentation were emphasized. Finally, among the social barriers, the lack of satisfactory interaction among staff received the highest score.
Originality / Value: The results of this research provide an understanding of the barriers to documentation and
their use by decision-making institutions can be effective in the field of organizational development and competitive advantage for documentation of experiences in the public libraries.

Keywords

Documentation Barriers
Experience Documentation
Public Libraries
Qom Province
۱. اخوان، پیمان؛ اولیای، النوش؛ دسترنج ممقانی، نسرین؛ و ثقفی، فاطمه (۱۳۸۹). توسعه فرآیندهای چرخه مدیریت دانش مبتنی بر عوامل مؤثر بر موفقیت مدیریت دانش. سیاست علم و فناوری، ۳(۳)، ۱-۱۳.
۲. اسلامیان، مریم (۱۳۸۷). طراحی و تدوین الگوی مستندسازی تجربه‌های مدیران دانشگاه شهید بهشتی (پایان‌‌نامه کارشناسی ارشد). دانشگاه شهید بهشتی، تهران.
۳. الهی، شعبان؛ بهاری فر، علی؛ و صالحی، علی (۱۳۸۴). طراحی ساختار نظام مستندسازی تجربیات سازمانی مدیران. فصلنامه مدرس علوم انسانی، ۹(۳)، ۲۳-۵۲.
۴. بزرگی، احمد (۱۳۹۳). مطالعه عوامل مؤثر بر فرآیند مستندسازی تجربیات کارکنان (مطالعه موردی: کارکنان توسعه صادرات مستقر در شعب تهران). پایان‌‌نامه کارشناسی ارشد، دانشکده مدیریت، دانشگاه آزاد اسلامی واحد مرکزی تهران.
۵. بیگدلی، فروغ (۱۳۹۰). ارائه الگویی برای مستندسازی تجربه‌های مدیران مدارس راهنمایی دولتی و خاص شهرستان آبادان با رویکرد مدیریت دانش (پایان‌‌نامه کارشناسی ارشد). دانشگاه شهید چمران اهواز، اهواز.
۶. تاجمیر ریاحی، حامد؛ و اسمعیلی اتوئی، سلمان (۱۳۹۱). شناسایی و رتبه‌‌بندی موانع و عوامل تسهیل‌کننده مدیریت دانش در دانشکده‌های حسابداری و مالی (رویکرد تحلیل سلسله‌‌مراتبی گروهی. دانش حسابداری و حسابرسی مدیریت، ۱(۳)، ۱۲۹-۱۴۲.
۷. پرمهر، تورج؛ بهرامی، شهاب؛ جلیلوند، و محمد (۱۴۰۱). بررسی نقش میانجی مستندسازی تجارب و شبکه اجتماعی سازمان در ارتباط بین تمدن سازمانی و تصویر سازمانی (مطالعه موردی: سازمان ورزش شهرداری تهران). مدیریت منابع انسانی در ورزش، ۱۰(۱)، ۱۴۸-۱۲۹.
۸. تیموری، احمد (۱۳۹۷). ارائه الگوی تجربه‌‌نگاری و مستندسازی تجربه‌های پروژه‌‌ها در شرکت ملی صنایع پتروشیمی (پایان‌‌نامه کارشناسی ارشد). دانشگاه آزاد اسلامی واحد شهریار، شهریار.
۹. جمشیدی بروجنی،گیتی (۱۳۹۲). شناسایی و تحلیل دیدگاه‌‌های مدیران کتابخانه‌‌های دانشگاهی ایران در مورد مستندسازی تجربه‌ها و دانش به منظور ارائه راهکارهایی برای مستندسازی در این کتابخانه‌‌ها (پایان‌‌نامه کارشناسی ارشد). دانشگاه شهید چمران اهواز، اهواز.
۱۰. زاهدی، محمدرضا؛ اخوان،پیمان؛ و نقدی خانچاه، شایان (۱۳۹۸). شناسایی موانع کلیدی مدیریت دانش و درس‌‌آموخته‌‌ها در سازمان‌‌های پروژه‌‌محور نظامی. مدیریت نظامی، ۱۹ (۷۶)، ۶۸-۲۹.
۱۱. زنجیرچی، محمود؛ حکاکی، مسعود؛ کنجکاومنفرد، امیررضا؛ و بهنیا، فروغ (۱۳۹۳). عارضه‌‌یابی پیاده‌‌سازی مدیریت دانش در آموزش و پرورش استان یزد. تعلیم وتربیت، ۳۱(۳)، ۱۱۶-۹۵.
۱۲. سلامی، مریم؛ حقیرالسادات، جمال؛ و علی‌‌پور، امید (۱۳۹۷). تحلیل مؤلفه‌‌ها و موانع مدیریت دانش، اولین کنگره پژوهش‌‌های دانشجویی دانشگاه‌‌های علوم پزشکی خراسان، گناباد. https://civilica.com/doc/۸۱۷۹۲۹
۱۳. سیادت، علی؛ هویدا، رضا؛ و موسویان، رسول (۱۳۹۴). شناسایی شیوه‌‌های مستندسازی و انتقال تجربه‌‌های حرفه‌‌ای اعضای هیئت علمی در دانشگاه اصفهان، پژوهش‌های مدیریت منابع انسانی دانشگاه جامع امام حسین (ع)، ۷ (۳)، ۲۵۴-۲۲۷.
۱۴. سیدصدری، الناز؛ علامه، محسن؛ و شائمی برزکی، علی (۱۳۹۱). شناسایی موانع تسهیم دانش در شرکت پالایش نفت اصفهان (مطالعه پدیدارشناسی). پژوهش‌های مدیریت منابع سازمانی ، ۲ (۳) :۱۴۳-۱۱۹.
۱۵. عالی‌‌زاده، عادله؛ حسین‌‌پور، محمد؛ و برکت، غلامحسین (۲۰۲۲). ارائه الگویی جهت مستندسازی تجربیات مدیران به منظور ارتقای کیفیت دوره‌‌های آموزشی سازمان تأمین اجتماعی. سبک زندگی اسلامی با محوریت سلامت، ۶(۱)، ۳۹۷-۴۱۰.
۱۶. کاملی، محمدجواد (۱۳۸۷). مدیریت دانش و موانع آن در سازمان‌‌های دولتی (مطالعه موردی در سازمان پلیس). کارآگاه، ۲(۳)، ۱۷-۳۹.
۱۷. مکاری قنواتی، زهرا؛ شاهی، سکینه؛ و پارسا، عبدالله (۱۳۹۴). شناسایی مشکلات پیاده‌‌سازی مستندسازی تجربیات مدیران مدارس. دومین کنفرانس بین‌‌المللی پژوهش در علوم رفتاری و اجتماعی.
۱۸. مکوندی، محمد؛ مهرعلی‌‌زاده، یدالله؛ و حسین‌پور، محمد (۱۳۹۸). آسیب‌‌شناسی شیوه مستندسازی دانش فنی کارکنان و مدیران شرکت‌‌های تولیدی منطقه آزاد اروند. مدیریت توسعه و تحول، ۳۹، ۲۲-۱۱.
19. Bartol, K.M., & Srivastava, A .(2002). Encouraging knowledge sharing: the role of organizational reward systems. Journal of leadership and Organization Studies, 9(1), 75-81. [DOI:10.1177/107179190200900105]
20. Becker, Karin., & Ghedini, Cinara. (2005). A documentation infrastructure for the management of data mining progects. Information and Software Technology, 47(1,2), 95-110. [DOI:10.1016/j.infsof.2004.06.004]
21. Burke, M., & Goldman, S. (2016). Documenting the experiences of special education advocates. Journal of Special Education, 51(1), 3 -13. [DOI:10.1177/0022466916643714]
22. Chiovitti , RF., & Piran ,N.(2003), Rigour and grounded theory research. Journal of Advanced Nursing, 44(4), 427-35. [DOI:10.1046/j.0309-2402.2003.02822.x]
23. Dandurand, Y., & Vogt, A. (2017). Documenting the Experience and the Successes of First Nations Courts in British Columbia. International Centre for Criminal Law Reform and Criminal Justice Policy.‌
24. Davenport, T., & Laurence, P. (1998). Working Knowledge: How Organization Manage What They Know. Harvard Business School Press, Boston.
25. Kulcu, O. (2009). Quality documentation and records management: A survey of Turkish universities. Aslib Proceedings, 61(5),459-473. [DOI:10.1108/00012530910989616]
26. Landers, D., Schineider, K., & Houdek, F. (1999). Organizational learning and experience documentation in industrial software projects. International Journal of Human-Computer Studies, 51(3), 643 - 661. [DOI:10.1006/ijhc.1999.0280]
27. Makin, D. A., Stohr, M. K., Unger, J., Howell, E., Parks, M., Willits, D., & Hemmens, C. (2023). Documenting variability in operational and organizational experiences related to COVID-19 in Washington state. Policing: An International Journal, 46(3), 441-460. [DOI:10.1108/PIJPSM-09-2022-0121]
28. Marcelino, I., Gomes, I., Laza, R., & Pereira, A. (2015). Using ICT for tacit knowledge preservation in old ge. applications. Advances in Intelligent Systems and Computing, 376, 75 - 83. [DOI:10.1007/978-3-319-19695-4_8]
29. McKay, F. H., John, P., Sims, A., Kaur, G., & Kaushal, J. (2020). Documenting the food insecurity experiences and nutritional status of women in India: Study protocol. International Journal of Environmental Research and Public Health, 17(11), 3769.‌ [DOI:10.3390/ijerph17113769]
30. Mohammadian, M., Khoshi, A., Gooshki, H. S., Raeeszadeh, M., Goodarzi, H., & Moghaddam, J. A. (2022). Developing an experience documentation model of spiritual health in the COVID-19 epidemic. Journal of Pharmaceutical Negative Results, 13(4), 447-455.‌ [DOI:10.47750/pnr.2022.13.04.057]
31. Nayir, D.Z., and Uzuncarsili, U . (2008). A cultural perspective on knowledge management: The success story of Sarkuysan company. Journal of Knowledge Management, 12(2), 141-155. [DOI:10.1108/13673270810859578]
32. Nonaka, I., & Takeuchi, H. (1995). The Knowledge Creating Company, Oxford University Press. [DOI:10.1093/oso/9780195092691.001.0001]
33. Ofi, B., & Sowunmi, O. (2012). Nursing documentation: Experience of the use nursing process model in selected hospitals in Ibadan, Qyostate, Nigeria. International Journal of Nursing Practice,18(4),345 -362. [DOI:10.1111/j.1440-172X.2012.02044.x]
34. Renzl, B. (2008). Trust in managemwnt and knowledge sharing: The mediating effects of fear and knowledge documentation. Omega. 36(2),20, 206-220. [DOI:10.1016/j.omega.2006.06.005]
35. Sithole, J. (2007). The challenges faced by African libraries and information centres in documenting and preserving, Indigenous knowledge. IFLA Journal, 33(2).117-123. [DOI:10.1177/0340035207080304]
Research on Information Science and Public Libraries
Volume 30, Issue 2
Summer 2024
Pages 174-158

Home

Submit Manuscript

Reviewers

Contact Us